無紙化辦公是指在無紙化辦公環(huán)境中進(jìn)行的一種工作方式，無紙化辦公需要硬件、軟件與通信網(wǎng)絡(luò)協(xié)力才能達(dá)到的辦公體驗，它讓人們告別了“一支筆、一張紙”的傳統(tǒng)工作方式，是對傳統(tǒng)辦公方式的顛覆性變革。平?jīng)鍪兄鲃舆m應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”發(fā)展趨勢，十年間大力推行公文電子化傳輸和無紙化辦公，建立起覆蓋市、縣、鄉(xiāng)三級的電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)，全面推廣公文傳輸辦理的無紙化和移動化，取得了突出成績，走在了全省前列。
目前，平?jīng)鍪袩o紙化辦公已經(jīng)由“概念”逐漸轉(zhuǎn)變成多個部門、行業(yè)、單位的主要辦公方式。下一步他們還將在全市各級黨政機(jī)關(guān)的絕大部分政務(wù)事務(wù)工作中整體應(yīng)用。
無紙化辦公系統(tǒng)普及鄉(xiāng)鎮(zhèn)
“叮……”一聲手機(jī)提示音響后，文檔收發(fā)員蔡崇敏迅速打開“平?jīng)鍪芯C合辦公系統(tǒng)”手機(jī)APP，一份由華亭縣發(fā)改局發(fā)來的《通知》顯示為未讀文件，蔡崇敏按照文件處理流程轉(zhuǎn)發(fā)給辦公室主任，短短兩三分鐘內(nèi)，辦公系統(tǒng)顯示鎮(zhèn)里主要負(fù)責(zé)人已閱，并附有相關(guān)負(fù)責(zé)人的批復(fù)。
這是近日記者在華亭縣安口鎮(zhèn)政府辦公室看到工作人員使用無紙化辦公系統(tǒng)收發(fā)文件的一幕。
沒有使用這套無紙化辦公系統(tǒng)前，文檔員收到紙質(zhì)文件后，先將文件拿到辦公室主任處閱后，再依次送給鎮(zhèn)里的主要領(lǐng)導(dǎo)傳閱、批復(fù)。然后根據(jù)需要，將文件復(fù)印后，再送到相關(guān)工作人員手中。“自從有了無紙化辦公系統(tǒng)，現(xiàn)在只需動動手指，文件就能精準(zhǔn)完成發(fā)送、接收、傳閱和歸檔，再也不用打印、裝訂，大大節(jié)約了紙張和時間。”蔡崇敏說，和以前的工作方式相比，現(xiàn)在不但省時高效，更加綠色環(huán)保。
三個月前，安口鎮(zhèn)正式啟用無紙化辦公系統(tǒng)，接收文件處理及時、高效，運行平穩(wěn)，目前，全鎮(zhèn)已有100多名干部使用這個系統(tǒng)，累計收發(fā)文件400余份。
“以前如果出差在外或者下村入戶，文件不能及時傳閱，導(dǎo)致一些事情辦理速度慢、效率低�，F(xiàn)在有了這套無紙化辦公系統(tǒng)，就能隨時隨地利用手機(jī)批示傳閱文件，只需短短幾秒鐘時間文件就能傳達(dá)，提高了辦事效率。”安口鎮(zhèn)副鎮(zhèn)長趙蓉對此深有體會。
平?jīng)鍪芯W(wǎng)信辦主任張曉剛介紹，這是平?jīng)鍪袩o紙化辦公系統(tǒng)使用10年來，首次普及到鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級。平?jīng)鍪袩o紙化辦公系統(tǒng)的進(jìn)程分為兩個階段，第一階段是從2008至2015年，全市建設(shè)了覆蓋市、縣（區(qū)）、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）各單位的政務(wù)專網(wǎng)，部署了辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)全市各單位之間公文電子化傳輸，全市年發(fā)送電子公文200余萬份，全市累計發(fā)送電子公文1600多萬份。
“第二階段使用的新系統(tǒng)從2016年至今，實現(xiàn)了單位內(nèi)部公文及日常事務(wù)辦理的電子化、移動化。”張曉剛說，至目前全市已錄入單位1015個、錄入干部職工3.1萬人，市、縣（區(qū)）和鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）共840多個單位已實現(xiàn)內(nèi)部公文辦理的電子化、移動化，占單位的83%。
從“白色浪費”到“綠色節(jié)能”
無紙化辦公系統(tǒng)，從平?jīng)鍪兄睓C(jī)關(guān)、縣（區(qū)）普及到鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）一級，不僅提高了行政效能，還降低了行政成本。
在崆峒區(qū)畜牧獸醫(yī)局辦公室，無紙化辦公系統(tǒng)管理員劉涓輕點鼠標(biāo)，一份剛剛簽發(fā)的《平?jīng)鍪嗅轻紖^(qū)畜禽規(guī)模養(yǎng)殖污染整治實施方案（征求意見稿）》文件就被迅速傳輸?shù)搅藛挝桓骺剖摇?6個鄉(xiāng)鎮(zhèn)、下屬16個畜牧獸醫(yī)站所。短短十分鐘內(nèi)，操作系統(tǒng)顯示一半以上的單位“已簽收”“已轉(zhuǎn)辦”。
“這份文件，如果在以前，沒有一周時間是送達(dá)不完的。”劉涓打開電子文件頁面介紹，這份文件共12頁，70份，沒有使用無紙化辦公系統(tǒng)以前，僅復(fù)印、裝訂、填寫信封郵寄就需要一天時間，挨著往各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、下屬站所打電話通知就要兩三個小時，像市一級的直屬領(lǐng)導(dǎo)部門還要送過去。
“以前幾乎每周要領(lǐng)五六包打印紙、要給打印機(jī)加一次墨。”劉涓說，現(xiàn)在基本不用再領(lǐng)用紙張收發(fā)文件了，真正實現(xiàn)了綠色環(huán)保，節(jié)能高效。
“推行無紙化辦公后，只需輕點鼠標(biāo)或打開手機(jī)APP，僅用幾分鐘的時間就可以完成公文的分發(fā)、傳送和收閱，一個或者半個工作日，便完成了一份電子公文的收閱處理。”崆峒區(qū)畜牧獸醫(yī)局辦公室主任王春曉告訴記者，自無紙化辦公系統(tǒng)使用8年以來，不僅節(jié)約了紙張和打印器耗材，傳遞紙質(zhì)文件所需人員、車輛費用也相應(yīng)減少，有效節(jié)省了開支，辦公實現(xiàn)了從“白色浪費”到“綠色節(jié)能”的轉(zhuǎn)變。
崆峒區(qū)崆峒鎮(zhèn)還將無紙化辦公系統(tǒng)延伸至村級、社區(qū)。在崆峒鎮(zhèn)辦公室文檔管理員柳苗看來，自從使用上了綜合無紙化辦公系統(tǒng)，再也不需要樓上樓下向各個科室發(fā)文件了，也不需要擔(dān)心文件沒有及時送到造成推諉扯皮了，也不需要擔(dān)心領(lǐng)導(dǎo)出差時文件批閱不上……
來自平?jīng)鍪芯W(wǎng)信辦的統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示：自2013年平?jīng)鍪懈魇兄辈块T之間全部實現(xiàn)公文無紙化傳輸以來，累計收發(fā)電子公文1600萬份，收發(fā)郵件40.6萬份，會議通知、報名27.5萬次，至目前，節(jié)省紙張、印刷、郵寄及取送等直接成本共計1.8億元。
推廣無紙化辦公系統(tǒng)仍在路上
“無紙化辦公系統(tǒng)的優(yōu)越性不言而喻，我們在推廣的過程中也克服了很多的困難。”平?jīng)鍪芯W(wǎng)信辦主任張曉剛說，這十年間，通過舉辦培訓(xùn)班、派出技術(shù)人員上門、通報批評等多種方式，最終讓這個綠色辦公系統(tǒng)在全市成功鋪開。
“對于推廣無紙質(zhì)化辦公來說，不能只簡單地用節(jié)省經(jīng)濟(jì)成本來衡量，還有一個最大的好處是辦公干部從繁忙的公文辦理中解脫了出來，縮短了公文流轉(zhuǎn)和辦理的時間。”崆峒區(qū)網(wǎng)信辦副主任馬新軍認(rèn)為。以崆峒區(qū)為例，目前，已實現(xiàn)128個單位間的公文傳輸和單位內(nèi)部公文移動化、無紙化辦公應(yīng)用。至目前，崆峒區(qū)通過無紙化辦公系統(tǒng)累計收發(fā)文件達(dá)90萬份。
“目前的困難就是各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、各部門推進(jìn)不平衡，個別單位拘泥于傳統(tǒng)辦公方式，對無紙化辦公重視程度不夠。一些單位雖然參加了培訓(xùn)，也掌握了使用技巧，但實際使用不夠經(jīng)常。”見到華亭縣網(wǎng)信辦主任唐小龍時，他正在總結(jié)無紙化辦公系統(tǒng)使用以來的進(jìn)展情況，下一步，他們打算將無紙化辦公納入各單位目標(biāo)管理和責(zé)任考核，推動無紙化辦公全面普及應(yīng)用。
張曉剛介紹，下一步全市要充分利用好目前無紙化辦公系統(tǒng)已啟用的單位間公文傳輸，在已有的單位內(nèi)部公文收文批辦、發(fā)文簽發(fā)、會議通知、請銷假、工作匯報、日程安排、電子郵件等模塊的基礎(chǔ)上，根據(jù)黨政部門業(yè)務(wù)需求，逐步擴(kuò)展到信息報送、值班管理、政務(wù)督查、電子檔案、辦公用品采購申領(lǐng)等日常政務(wù)事務(wù)，至2018年底實現(xiàn)全市各級黨政機(jī)關(guān)的絕大部分政務(wù)事務(wù)整體應(yīng)用。
